Förderung der Nutzerakzeptanz und Anleiten von Veränderungsprozessen beim Wechsel von Jira zu OpenProject
Förderung der Nutzerakzeptanz und Anleiten von Veränderungsprozessen beim Wechsel von Jira zu OpenProject
Wenn Unternehmen sich entscheiden, von Jira auf OpenProject zu wechseln, liegt der Fokus zunächst oft auf technischen Aspekten wie der Datenübertragung oder der Abbildung von Anwendungsfällen. Diese Aspekte sind zwar wichtig, doch wir stellen immer wieder fest, dass die größte Herausforderung nicht technischer Natur ist. Der eigentliche Erfolgsfaktor ist die Fähigkeit einer Organisation, Veränderungsinitiativen zu steuern und die Mitarbeiter:innen auf ihrem Weg der Veränderung zu begleiten.
Mitgestaltung der zukünftigen Arbeitsweise
Ein durchdachtes Management der Veränderungen ist nach der Erfahrung von OpenProject maßgebend für einen erfolgreichen Transferprozess. Anstatt ein neues System aufzuzwingen, erarbeiten wir Lösungen gemeinsam unseren Partner:innen um ihre zukünftige Arbeitsweise in OpenProject nachhaltig zu gestalten. Dies beginnt mit:
- Identifikation von Interessengruppen und dem Verständnis ihrer Arbeitsweisen, Bedürfnisse, Prozesse und Probleme.
- Kategorisieren Sie die Anwendungsfälle, die ihre tägliche Arbeit bestimmen.
- Übertragung bestehender Arbeitsabläufe in OpenProject, wo immer dies möglich ist und,
- Erkunden Sie gemeinsam die zugrundeliegenden Bedürfnisse, wenn es keine direkte Entsprechung gibt.
Bei OpenProject verfolgen wir in der Produktentwicklung einen konsequent nutzerzentrierten Ansatz. Auch, wenn wir Unternehmen beim Wechsel von Jira zu OpenProject begleiten, binden wir die zukünftigen Nutzenden von Anfang an eng ein. Wir begeben uns in die Perspektive der Nutzer und versuchen, ihre Bedürfnisse zu verstehen. Dabei geht es bewusst zunächst um ihre Bedürfnisse, nicht um Lösungsansätze. Die Entwicklung konkreter Lösungen liegt in der Verantwortung unserer Produktteams, nicht in der Verantwortung der Nutzer. Unsere Teams entwickeln mit schnellen Prototyping-Methoden greifbare Lösungen und testen diese mit den Nutzenden. Dieser iterative und kollaborative Prozess fördert die Eigenverantwortung, baut Vertrauen auf und schafft natürliche interne Befürworter für die neue Plattform. Damit können wir Lösungen entwickeln, die den Bedürfnissen der Nutzer:innen wirklich gerecht werden.
Nicht nur unsere Produktentwicklung ist vollkommen transparent - Sie können jedes einzelne Akzeptanzkriterium nachlesen, das wir für unsere User Stories definieren. Darüber hinaus suchen wir aktiv Feedback von unseren Nutzer:innen. Wenn Sie ein Open Source Produkt nutzen, gibt Ihnen das die Möglichkeit, aktiv die Plattform mitzugestalten, die sie nutzen wollen. Bei OpenProject legen wir viel Wert auf diese Community.
Den Wechsel von Closed Source zu Open Source gestalten
Wir wissen, wie entscheidend Führungsrollen während des Übergangsprozesses sind. Erfolgreiche Führungskräfte dieses Übergangs hören aufmerksam zu, bleiben neugierig und behandeln Feedback als wertvollen Beitrag. Sie schaffen ein Gefühl von Sicherheit, was es den Nutzer:innen ermöglicht, ihre Ideen und Bedenken offen zu äußern.
Um die Akzeptanz weiter zu stärken, fördern wir in der Regel die Entwicklung interner “Champion-Networks”. Diese ersten Anwender zu identifizieren und ihnen zu ermöglichen, ihre Partner zu unterstützen, baut Schwung über Teams hinweg auf. Außerdem gewährleistet die frühzeitige Einbindung von Personen mit Entscheidungshoheit besonders nachhaltige Verankerung und Unterstützung. Veränderungen gelingen nur im Team - egal ob es sich um eine Organisation mit 50 Personen oder ein Unternehmen mit 150 000 Mitarbeiter:innen handelt.
Wenn Sie tiefer in den Wechsel von Closed Source zu Open Source eintauchen möchten: Dieses Thema haben wir kürzlich in einem Vortrag auf der FOSDEM erörtert.
Praxisorientierter Anfang des Wandels
Ein bewährter Einstieg in den Übergangsprozess ist die Durchführung eines Proof of Concept (PoC) mit ausgewählten Teams – idealerweise solchen, die zentrale Zielgruppen repräsentieren.
Um ein klares Verständnis dafür zu entwickeln, was der Wechsel von Jira zu OpenProject konkret bedeutet, empfehlen wir eine strukturierte Analyse der Anwendungsfälle. Dabei werden zentrale Szenarien aus Jira ihren Entsprechungen in OpenProject gegenübergestellt. So entsteht Transparenz über mögliche Lösungen, bestehende Lücken und notwendige Maßnahmen um diese zu überbrücken. Dieser strukturierte Ansatz macht die Planung des Wechsels greifbar, lösungsorientiert und konstruktiv. Gleichzeitig ist das Feedback aus diesen Prozessen für unsere Roadmap von großer Bedeutung und ermöglicht es Organisationen, OpenProject aktiv und bedarfsgerecht mitzugestalten.
Während des gesamten Veränderungsprozesses begleiten wir die Nutzer:innen auf ihrem Weg, beispielsweise durch individuell anpassbare Onboarding- und Schulungsangebote. Kurze und gezielte Programme sind dabei in der Regel ausreichend. Darüber hinaus unterstützen wir Organisationen auch mit maßgeschneiderten Formaten: von Administratorenschulungen zu Konfiguration und Workflows bis hin zu Team-Trainings für die tägliche Nutzung sowie rollenbasierten Schulungen, wenn diese benötigt werden.
Wenn die Prozesse und Anforderungen klarer werden, helfen wir den Teams bei der Übertragung der Arbeitsabläufe und Anforderungen von Jira auf OpenProject. Während dieser Phase sorgen unsere aktiven Supportkanäle und Helpdesks dafür, dass Fragen schnell beantwortet werden und das Vertrauen in die neue Arbeitsumgebung kontinuierlich wächst.
Fazit: Vom Proof of Concept über die Migration hin zur sicheren Nutzung
Veränderungen können beängstigend sein. Letztendlich bemisst sich ein erfolgreicher Übergang jedoch nicht durch eine abgeschlossene Datenübertragung, sondern daran, wann Teams sich in ihrer neuen Arbeitsumgebung sicher fühlen und produktiv arbeiten können. Indem wir den Schwerpunkt auf gemeinsame Veränderung, gezielte Anwendung und transparente Kommunikation legen, helfen wir Unternehmen, eine anspruchsvolle Veränderungsinitiative in eine Chance zu verwandeln. Eine Chance, die Zusammenarbeit der Teams weiter zu stärken und den Wert von OpenProject und Open Source voll auszuschöpfen.
Mit der Nutzung von Open Source Produkten können Sie die technologische Zukunft aktiv mitgestalten. Vor allem, wenn Sie die Entscheidungshoheit haben, können Sie Veränderungen anstroßen. Beginnen Sie den Übergang zu Open Source - aber bereiten Sie ihn gut vor. Sie müssen und sollten diesem Weg nicht allein gehen. Gestalten Sie die Zukunft gemeinsam mit uns und Ihren Kolleg:innen. Digitale Souveränität wird nicht allein mit Code geschaffen – sie wird mit Menschen ermöglicht, die von ihrer Wichtigkeit überzeugt sind.
Und bedenken Sie: Sie verändern nicht nur Software – sie stärken Demokratie und Freiheit für zukünftige Generationen.
