Casos de estudio

Departamento de Educación del Senado de Berlín

El Departamento de Educación, Juventud y Asuntos Familiares del Senado de Berlín apuesta por una gestión híbrida de proyectos de TI con la ayuda de OpenProject.

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Gestión híbrida de proyectos informáticos en el Departamento de Educación, Juventud y Asuntos Familiares

El Departamento de Educación, Juventud y Asuntos Familiares del Senado de Berlín es una de las administraciones centrales más grandes del estado de Berlín. En el ámbito de las tecnologías de la información se están llevando a cabo numerosos proyectos en paralelo, desde proyectos de infraestructura y de puestos de trabajo hasta procedimientos especializados y complejos proyectos de digitalización y transformación en los sectores educativo, juvenil y social.

Para gestionar de forma estructurada este alcance cada vez mayor de los proyectos, la Administración del Senado apuesta por una gestión de proyectos híbrida. La solidez de la planificación clásica se combina con métodos de trabajo ágiles, y OpenProject proporciona la plataforma central para ello.

Todos los proyectos relacionados con las tecnologías de la información siguen un proceso estandarizado. Con OpenProject, se puede hacer un seguimiento completo de todo el proceso, desde la idea inicial hasta la planificación y la ejecución, hasta la finalización del proyecto.

Mayor transparencia y mejor controlabilidad

Mediante el uso de OpenProject, la Administración del Senado obtiene una visión general de todo el departamento de los proyectos informáticos actuales y previstos. El estado de los proyectos, las responsabilidades y los próximos pasos pueden seguirse en cualquier momento.

El mapeo estructurado del proyecto facilita:

coordinación entre departamentos, TI y proveedores de servicios externos

preparación de las decisiones en los comités,

y un estricto control de los proyectos.

La información de los proyectos ya no se reparte entre distintas herramientas, sino que se agrupa de forma centralizada y las personas autorizadas pueden acceder a ella de forma transparente.

Introducción, gestión y aceptación

La implantación de OpenProject se llevó a cabo junto con la puesta en marcha de una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO), que define los estándares metodológicos, presta apoyo a los proyectos y actúa como punto de contacto central para los gestores de proyectos.

Esta clara integración en la estructura organizativa ha reforzado de forma duradera la gestión de proyectos en el departamento y la ha consolidado como parte integral de la gestión de TI. Los procesos uniformes, las normas transparentes y el apoyo práctico garantizan que incluso los proyectos de TI más complejos se puedan llevar a cabo de forma estructurada y segura.

Al mismo tiempo, esta estructura de gestión sirve de guía para los participantes en el proyecto que no se dedican a la gestión de proyectos a tiempo completo. OpenProject lo hace posible como herramienta central que combina métodos, transparencia y colaboración en un solo sistema.

Trabajo híbrido

OpenProject admite tanto las fases clásicas de los proyectos como los elementos ágiles. Esto garantiza una planificación eficaz y, al mismo tiempo, permite a los jefes de proyecto responder con flexibilidad a los nuevos requisitos.

Transparencia

El estado, el progreso y las responsabilidades se pueden ver en todo momento, lo que facilita el control, el establecimiento de prioridades y la toma de decisiones dentro del departamento.

Normas uniformes

Con plantillas claras, procesos definidos y un control centralizado, OpenProject garantiza un enfoque uniforme en todos los proyectos de TI.

Colaboración eficiente

Los participantes internos y externos del proyecto trabajan en un sistema compartido. La coordinación se hace más transparente y se reduce el esfuerzo de coordinación.

Paquetes de trabajo

Gestión estructurada de tareas y proyectos.

Los paquetes de trabajo mapean tareas, responsabilidades, prioridades y estado. El progreso y las responsabilidades se pueden rastrear de forma transparente.

Tableros

Visión general y gestión ágil.

Los tableros apoyan los métodos de trabajo iterativos y ayudan a priorizar claramente las tareas y a comprender rápidamente el estado actual del proyecto.

Hitos

Planificación clásica de proyectos.

Los hitos estructuran los proyectos en fases claramente definidas y apoyan la planificación y gestión a largo plazo de los proyectos informáticos.

Roles y permisos

Gestión y control de acceso claros.

Un concepto diferenciado de roles y permisos controla quién puede ver o editar qué información. Esto crea compromiso y seguridad en el entorno administrativo.